Die unentgeltliche oder verbilligte Nutzung eines Dienstwagens durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für dessen Privatnutzung führt zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers und damit zu einem nach § 19 Abs. 1 S. 1 des Einkommensteuergesetzes –EStG– zu erfassenden Lohnzufluss[1]. Diese Regelung gilt für alle Arbeitnehmer, auch für Gesellschafter-Geschäftsführer[2].
Nach § 8 Abs. 2 S. 2 EStG gilt für die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs zu privaten Fahrten die in § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG getroffene Regelung zur Nutzungsentnahme entsprechend. Danach ist die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs für jeden Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich der Umsatzsteuer anzusetzen. Abweichend davon kann die private Nutzung mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden, wenn die für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entsprechen jedoch die seitens der Kläger vorgelegten Exceltabellen und die in Ergänzung dazu eingereichten Kalendernotizen nicht.
Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuches im Sinne des § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG wird vom Gesetz nicht ausdrücklich bestimmt. Der BFH hat jedoch aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung geschlossen, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen hinreichende Gewähr für ihre Richtigkeit und Vollständigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist und dass es die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Kilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergibt[3].
Dementsprechend genügt den an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellenden Anforderungen keine mittels eines Computerprogramms erzeugte Datei, an deren bereits eingegebenen Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert wird. Dieses gilt auch dann, wenn die einzelnen Eintragungen in der Computerdatei unmittelbar im Anschluss an die jeweilige Fahrt vorgenommen sein sollten. Eine solche Aufzeichnungsmethode ist nicht geeignet, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben und ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen[4]. So enthalten etwa Dateien, die unter Anwendung des Programms Excel erzeugt werden, zwar – wie vorliegend – typischerweise die erforderlichen Angaben für jede einzelne Fahrt, wie Anlass der Fahrt, Datum, Kilometerstand und Streckenlänge. Das Programm eröffnet dem Anwender aber die Möglichkeit einer nachträglichen Veränderung bereits eingegebener Daten, deren Reichweite in der Datei selbst nicht näher dokumentiert wird. Der Ausdruck einer solchen Datei ist deshalb zum Nachweis der Vollständigkeit und Richtigkeit der erforderlichen Angaben nicht geeignet. Er ist kein in sich geschlossenes Verzeichnis, mithin kein Fahrtenbuch im Sinne des Gesetzes[5]. Unter Heranziehung dieser Grundsätze erfüllt eine Excel-Tabelle die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aufgrund der nicht auszuschließenden nachträglichen Veränderbarkeit der Eintragungen nicht.
Der Anteil der privaten Nutzung lässt sich auch nicht aus anderen Aufzeichnungen entnehmen, die zwar nicht den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllen, aber dennoch geeignet sind, den privaten Nutzungsanteil zu ermitteln, denn in dem Falle, in dem ordnungsgemäße Aufzeichnungen durch ein Fahrtenbuch fehlen, ist bereits nach dem Wortlaut des § 8 Abs. 2 S. 2 und 4 EStG weder Raum für eine freie Schätzung noch für eine Schätzung, die sich an den Angaben des Steuerpflichtigen in einem Fahrtenbuch orientiert, das sich im Besteuerungs- oder Klageverfahren als nicht ordnungsgemäß herausgestellt hat[6].
Hessisches Finanzgericht, Urteil vom 1. Dezember 2008 – 13 K 2874/07
- vgl. BFH, Urteile vom 6. November 2001 VI R 62/96, BStBl II 2002, 370 und vom 7. November 2006 VI R 95/04, BFH/NV 2007, 329[↩]
- vgl. BFH- Urteil vom 15. März 2007 VI R 94/04, BFH/NV 2007, 1302; BFH- Urteil vom 6. November 2001VI R 54/00, BStBl II 2002, 164[↩]
- BFH-Urteile vom 9. November 2005 VI R 27/05, BStBl II 2006, 408, und vom 16.03.2006 VI R 87/04, BStBl II 2006, 625[↩]
- vgl. BFH, Urteil vom 16.11.2005 VI R 64/04, BStBl II 2006, 864[↩]
- vgl. BFH, Urteil vom 16.11.2005 VI R 64/04, a.a.O.[↩]
- vgl. BFH, Urteil vom 16. November 2005 VI R 64/04, a.a.O.[↩]
