So nutzen Steuerberater die digitale Prozessoptimierung

Die Dig­i­tal­isierung hat die Arbeitswelt in den let­zten Jahren stark verän­dert. Agen­turen kom­mu­nizieren intern mit Kol­lab­o­ra­tionstools, Architek­ten kön­nen auch vor Ort an der Baustelle auf Tabletts Grun­drisse von Gew­erken im Detail anse­hen und Finanzber­ater bear­beit­en Doku­mente mobil im Zug oder im Flugzeug. Noch nie war die Arbeitswelt so mobil und dig­i­tal­isiert wie heute. Warum auch Steuer­ber­ater vom dig­i­tal­en Wan­del prof­i­tieren kön­nen und welche Rolle die Prozes­sop­ti­mierung spielt, erfahren Sie im fol­gen­den Artikel.

So nutzen Steuerberater die digitale Prozessoptimierung

 

Was ist Prozessoptimierung?

Stellen Sie sich Ihr Steuer­büro als ein Uhrw­erk vor. Alle Räder müssen ineinan­der­greifen und Arbeitsabläufe ohne Zeitver­lust ablaufen. Doch in vie­len Fir­men ist das Gegen­teil der Fall. Um jedoch in der eige­nen Fir­ma Prozesse zu opti­mieren, muss zunächst die The­o­rie ver­standen wer­den.

Das Ziel von Prozes­sop­ti­mierun­gen ist der rei­bungslose Ablauf von Arbeit­sprozessen. Doch bevor diese opti­miert sind, müssen zunächst alle Arbeit­sprozesse in der Kan­zlei unter­sucht wer­den.

Einen guten Ein­blick in die Materie Prozes­sop­ti­mierung und etwaige dig­i­tale Lösun­gen gibt es hier.

Arbeit­splatz­forsch­er empfehlen für den Ein­satz dig­i­taler Lösun­gen für die Prozes­sop­ti­mierung zunächst einen kri­tis­chen Blick auf den Sta­tus Quo. Eine Check­liste kann mögliche Schwach­stellen iden­ti­fizieren:

  • Welche Arbeitsabläufe gibt es?
  • Wo wird Zeit (und Geld) ver­schenkt?
  • Welche Arbeitsabläufe bieten Opti­mierungs­be­darf?
  • Wie kön­nten die Prozesse opti­miert wer­den?
  • Wer ist für diese Prozesse zuständig?

Sind die oben genan­nten Punk­te abgear­beit­et, wer­den neue Work­flows imple­men­tiert und laufend überwacht und analysiert. Denn die dig­i­tale Prozes­sop­ti­mierung muss den wirtschaftlichen sowie dig­i­tal­en Anforderun­gen angepasst wer­den.

 

Gründe für die digitale Prozessoptimierung

Betrieb­s­blind­heit ist ein Fehler, der der Wirtschaft jedes Jahr Mil­lio­nen von Euro kostet. Viele Unternehmen und auch Steuerkan­zleien nutzen dig­i­tale Tools ohne Strate­gie. Dabei sollen Soft­ware-Lösun­gen Prob­leme lösen und Zeit sparen – das Gegen­teil ist jedoch eher der Fall.

Vor allem selb­st­ständi­ge Unternehmer wie Steuer­ber­ater zweifeln immer noch an der Wirk­samkeit von dig­i­tal­en Prozes­sop­ti­mierun­gen. Dabei gibt es laut der Wis­senschaft zahlre­iche Vorteile. Unter­suchun­gen von Forsch­ern aus dem Bere­ich Work­place Stud­ies an der Uni­ver­sität Biele­feld haben ergeben, dass der Ein­satz von dig­i­tal­en Prozes­sop­ti­mierun­gen nicht nur die Effizienz inner­halb des Unternehmens gesteigert hat, son­dern auch pos­i­tive, sozi­ol­o­gis­che Effek­te her­vor­ruft. Andere Gründe für den Ein­satz von dig­i­tal­en Lösun­gen für die Prozes­sop­ti­mierun­gen sind:

  • Ver­schlank­te Arbeitsabläufe
  • Zeit- sowie Kosten­erspar­nis
  • Ver­mei­dung von unnöti­gen Arbeitss­chleifen
  • Mehr Trans­parenz inner­halb des Unternehmens
  • Höhere Kun­den­zufrieden­heit
  • Bessere Wet­tbe­werb­schan­cen

Diese Gründe sind ins­beson­dere für Steuer­ber­ater von Inter­esse, denn ger­ade in Großstädten ist die Konkur­renz groß und Kosten­ef­fizienz ein­er der wesentlichen Punk­te, warum sich kleinere und größere Man­dan­ten für einen bes­timmten Steuer­ber­ater entschei­den. Mit cloud­basierten Lösun­gen kön­nen Arbeit­sprozesse wie die Ver­ar­beitung von Ein­gangsrech­nun­gen, Erstellen von Neu­verträ­gen sowie Pro­tokolle schnell umge­set­zt wer­den. Zahlre­iche Arbeitss­chritte find­en zudem automa­tisiert statt und wer­den auf dem Serv­er mit beste­hen­den Daten­sätzen syn­chro­nisiert. Befind­en sich Mitar­beit­er bei Man­dan­ten, kann dank der mobilen Dat­en jed­erzeit auf alte Daten­sätze wie Rech­nun­gen, Pro­tokolle oder Doku­mente zurück­ge­grif­f­en wer­den. Für Steuer­ber­ater bedeutet das eine effizien­tere Arbeitsstruk­tur und mehr Zeit für die Beratung der Man­dan­ten.

 

Der digitale Wandel verändert auch die Arbeit von Steuerberatern

Erin­nern Sie sich noch an die Zeit­en, in denen Doku­mente und Akten mit der Post oder per Fax an Kun­den ver­schickt wur­den und die Archive voller staubiger Aktenord­ner überquoll? Der dig­i­tale Wan­del hat über­füllte Aktenord­ner über­flüs­sig gemacht und Faxgeräte wer­den immer sel­tener genutzt. Die Arbeitswelt ist vol­lkom­men dig­i­tal­isiert und erspart uns viel Zeit und Geld. Doku­mente mit mehr als 100 Seit­en kön­nen via Mail ver­schickt und in der Cloud gespe­ichert wer­den. Auf kleinen Tabletts kann das ganze Archiv ein­er Steuer­ber­atungs­fir­ma gespe­ichert und alte Verträge in dig­i­tal­en Archiv­en rechtssich­er auf­be­wahrt wer­den. Die soge­nan­nte dig­i­tale Arbeit erfasst immer unser Arbeit­sleben und macht uns mobil­er und zunehmend auch papier­los­er. Gle­ichzeit­ig erfordert die Dig­i­tal­isierung der Arbeit mehr Medi­enkom­pe­tenz. Ange­hende Steuer­ber­ater müssen nicht mehr nur Experten im Steuer­recht sein, son­dern müssen auch Fach­wis­sen in den Bere­ichen Daten­schutz, IT-Sicher­heit und dig­i­tale Infra­struk­turen nach­weisen. Ganze Arbeit­sprozesse wer­den teil­weise automa­tisiert abgewick­elt. Wer aber in diesen dig­i­tal­en Arbeit­sprozessen wenig Fach­wis­sen vor­weisen kann, bege­ht schnell Fehler und ver­liert wohlmöglich wertvolle Man­dan­ten. Es reicht daher nicht aus, die cloud­basierten Lösun­gen bedi­enen zu kön­nen, man muss die Struk­turen und dig­i­tal­en Work­flows auch ver­ste­hen und für die eigene Prozes­sop­ti­mierung anwen­den kön­nen.

Vor mehr als 20 Jahren waren EDV-Ken­nt­nisse ein Muss für die Arbeit in Kan­zleien und Unternehmen. Forsch­er der TU München haben in den ver­gan­genen Jahren die tech­nis­chen Anforderun­gen der Beruf­stäti­gen unter­sucht und fest­gestellt, dass die dig­i­tal­en Kom­pe­ten­zen von Jahr zu Jahr zunehmen. Sie fan­den auch her­aus, dass in Agen­turen mit­tler­weile mehr als 20 Pro­gramme beherrscht wer­den müssen. Anfang der 2000er-Jahre lag die Zahl noch bei 10. Für die Forsch­er ist damit klar: Unsere Welt wird immer dig­i­taler und macht auch vor Steuer­ber­atern oder anderen Dien­stleis­tung­sun­ternehmen nicht Halt.

Für Steuer­ber­ater bedeutet das Chance und Gefahr zugle­ich: Denn mehr Dig­i­tal­isierung braucht eine bessere Opti­mierung der Prozesse. Wer die vie­len Soft­ware-Lösun­gen beherrschen will, braucht einen guten Work­flow und Ken­nt­nisse in den dig­i­tal­en Arbeitsabläufen. Viele IT-Dien­stleis­ter haben das erkan­nt und entwick­eln zunehmend cloud­basierte Lösun­gen, die alle dig­i­tal­en Arbeitsabläufe in einem Unternehmen abbilden. Wer­den diese cloud­basierten Lösun­gen effek­tiv einge­set­zt, sind Steuer­ber­ater für die Arbeitswelt von mor­gen gut gerüstet.