So nutzen Steuerberater die digitale Prozessoptimierung

Die Digitalisierung hat die Arbeitswelt in den letzten Jahren stark verändert. Agenturen kommunizieren intern mit Kollaborationstools, Architekten können auch vor Ort an der Baustelle auf Tabletts Grundrisse von Gewerken im Detail ansehen und Finanzberater bearbeiten Dokumente mobil im Zug oder im Flugzeug. Noch nie war die Arbeitswelt so mobil und digitalisiert wie heute. Warum auch Steuerberater vom digitalen Wandel profitieren können und welche Rolle die Prozessoptimierung spielt, erfahren Sie im folgenden Artikel.

So nutzen Steuerberater die digitale Prozessoptimierung

 

Was ist Prozessoptimierung?

Stellen Sie sich Ihr Steuerbüro als ein Uhrwerk vor. Alle Räder müssen ineinandergreifen und Arbeitsabläufe ohne Zeitverlust ablaufen. Doch in vielen Firmen ist das Gegenteil der Fall. Um jedoch in der eigenen Firma Prozesse zu optimieren, muss zunächst die Theorie verstanden werden.

Das Ziel von Prozessoptimierungen ist der reibungslose Ablauf von Arbeitsprozessen. Doch bevor diese optimiert sind, müssen zunächst alle Arbeitsprozesse in der Kanzlei untersucht werden.

Einen guten Einblick in die Materie Prozessoptimierung und etwaige digitale Lösungen gibt es hier.

Arbeitsplatzforscher empfehlen für den Einsatz digitaler Lösungen für die Prozessoptimierung zunächst einen kritischen Blick auf den Status Quo. Eine Checkliste kann mögliche Schwachstellen identifizieren:

  • Welche Arbeitsabläufe gibt es?
  • Wo wird Zeit (und Geld) verschenkt?
  • Welche Arbeitsabläufe bieten Optimierungsbedarf?
  • Wie könnten die Prozesse optimiert werden?
  • Wer ist für diese Prozesse zuständig?

Sind die oben genannten Punkte abgearbeitet, werden neue Workflows implementiert und laufend überwacht und analysiert. Denn die digitale Prozessoptimierung muss den wirtschaftlichen sowie digitalen Anforderungen angepasst werden.

 

Gründe für die digitale Prozessoptimierung

Betriebsblindheit ist ein Fehler, der der Wirtschaft jedes Jahr Millionen von Euro kostet. Viele Unternehmen und auch Steuerkanzleien nutzen digitale Tools ohne Strategie. Dabei sollen Software-Lösungen Probleme lösen und Zeit sparen – das Gegenteil ist jedoch eher der Fall.

Vor allem selbstständige Unternehmer wie Steuerberater zweifeln immer noch an der Wirksamkeit von digitalen Prozessoptimierungen. Dabei gibt es laut der Wissenschaft zahlreiche Vorteile. Untersuchungen von Forschern aus dem Bereich Workplace Studies an der Universität Bielefeld haben ergeben, dass der Einsatz von digitalen Prozessoptimierungen nicht nur die Effizienz innerhalb des Unternehmens gesteigert hat, sondern auch positive, soziologische Effekte hervorruft. Andere Gründe für den Einsatz von digitalen Lösungen für die Prozessoptimierungen sind:

  • Verschlankte Arbeitsabläufe
  • Zeit- sowie Kostenersparnis
  • Vermeidung von unnötigen Arbeitsschleifen
  • Mehr Transparenz innerhalb des Unternehmens
  • Höhere Kundenzufriedenheit
  • Bessere Wettbewerbschancen

Diese Gründe sind insbesondere für Steuerberater von Interesse, denn gerade in Großstädten ist die Konkurrenz groß und Kosteneffizienz einer der wesentlichen Punkte, warum sich kleinere und größere Mandanten für einen bestimmten Steuerberater entscheiden. Mit cloudbasierten Lösungen können Arbeitsprozesse wie die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Erstellen von Neuverträgen sowie Protokolle schnell umgesetzt werden. Zahlreiche Arbeitsschritte finden zudem automatisiert statt und werden auf dem Server mit bestehenden Datensätzen synchronisiert. Befinden sich Mitarbeiter bei Mandanten, kann dank der mobilen Daten jederzeit auf alte Datensätze wie Rechnungen, Protokolle oder Dokumente zurückgegriffen werden. Für Steuerberater bedeutet das eine effizientere Arbeitsstruktur und mehr Zeit für die Beratung der Mandanten.

 

Der digitale Wandel verändert auch die Arbeit von Steuerberatern

Erinnern Sie sich noch an die Zeiten, in denen Dokumente und Akten mit der Post oder per Fax an Kunden verschickt wurden und die Archive voller staubiger Aktenordner überquoll? Der digitale Wandel hat überfüllte Aktenordner überflüssig gemacht und Faxgeräte werden immer seltener genutzt. Die Arbeitswelt ist vollkommen digitalisiert und erspart uns viel Zeit und Geld. Dokumente mit mehr als 100 Seiten können via Mail verschickt und in der Cloud gespeichert werden. Auf kleinen Tabletts kann das ganze Archiv einer Steuerberatungsfirma gespeichert und alte Verträge in digitalen Archiven rechtssicher aufbewahrt werden. Die sogenannte digitale Arbeit erfasst immer unser Arbeitsleben und macht uns mobiler und zunehmend auch papierloser. Gleichzeitig erfordert die Digitalisierung der Arbeit mehr Medienkompetenz. Angehende Steuerberater müssen nicht mehr nur Experten im Steuerrecht sein, sondern müssen auch Fachwissen in den Bereichen Datenschutz, IT-Sicherheit und digitale Infrastrukturen nachweisen. Ganze Arbeitsprozesse werden teilweise automatisiert abgewickelt. Wer aber in diesen digitalen Arbeitsprozessen wenig Fachwissen vorweisen kann, begeht schnell Fehler und verliert wohlmöglich wertvolle Mandanten. Es reicht daher nicht aus, die cloudbasierten Lösungen bedienen zu können, man muss die Strukturen und digitalen Workflows auch verstehen und für die eigene Prozessoptimierung anwenden können.

Vor mehr als 20 Jahren waren EDV-Kenntnisse ein Muss für die Arbeit in Kanzleien und Unternehmen. Forscher der TU München haben in den vergangenen Jahren die technischen Anforderungen der Berufstätigen untersucht und festgestellt, dass die digitalen Kompetenzen von Jahr zu Jahr zunehmen. Sie fanden auch heraus, dass in Agenturen mittlerweile mehr als 20 Programme beherrscht werden müssen. Anfang der 2000er-Jahre lag die Zahl noch bei 10. Für die Forscher ist damit klar: Unsere Welt wird immer digitaler und macht auch vor Steuerberatern oder anderen Dienstleistungsunternehmen nicht Halt.

Für Steuerberater bedeutet das Chance und Gefahr zugleich: Denn mehr Digitalisierung braucht eine bessere Optimierung der Prozesse. Wer die vielen Software-Lösungen beherrschen will, braucht einen guten Workflow und Kenntnisse in den digitalen Arbeitsabläufen. Viele IT-Dienstleister haben das erkannt und entwickeln zunehmend cloudbasierte Lösungen, die alle digitalen Arbeitsabläufe in einem Unternehmen abbilden. Werden diese cloudbasierten Lösungen effektiv eingesetzt, sind Steuerberater für die Arbeitswelt von morgen gut gerüstet.