Eine Rechnung stellen zu können, ist für Selbständige und Unternehmer grundsätzlich eine gute Sache – denn jede gestellte Rechnung bedeutet Geld, das ins Unternehmen fließt. Doch eine Rechnung dient nicht nur dazu, Kunden zur Zahlung aufzufordern und über die genauen Konditionen zu informieren. Eine Rechnung ist auch steuerlich relevant. Eine besondere Rolle spielt dabei die Umsatzsteuer. Wir erklären, worauf es in Bezug auf Steuern und Rechnungen zu achten gilt.

Allgemeine Pflichtangaben

Unternehmer müssen jeden Geldbetrag, den sie einnehmen, exakt belegen können. Und Unternehmen, die mit anderen Unternehmen und / oder mit juristischen Personen Geschäfte abschließen, sind verpflichtet, Rechnungen zu schreiben. Und diese Rechnungen müssen bestimmten Anforderungen genügen.

Pflichtangaben auf Rechnungen im Überblick:

• Vor- und Zuname und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
• Vor- und Zuname und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
• Eine eindeutige Rechnungsnummer zur Identifikation der Rechnung
• Datum der Rechnungsausstellung
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Dienstleistung
• Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Lieferung oder Leistung
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Unternehmers
• Das vereinbarte Entgelt für die Lieferung oder Leistung, sowie der anzuwendende Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag (Mehrwertsteuer)
• Eventuell weitere vereinbarte Angaben zum Entgelt wie Skonti oder Rabatte

Der Ausweis der anfallenden Mehrwertsteuer ist demnach ein wichtiger Punkt bei der Rechnungsstellung. Einzig Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden, müssen die Mehrwertsteuer nicht ausweisen. Stattdessen müssen sie einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung hinzufügen.

Welcher Steuersatz gilt auf Rechnungen?

Die Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer muss auf der Rechnung gesondert ausgewiesen werden. Konkret bedeutet dies, dass ein einfacher Hinweis auf den Steuersatz nicht ausreicht. Der genaue Betrag muss genannt werden. Dabei kann die Höhe der Umsatzsteuer abhängig von der Art der Waren oder Dienstleistungen unterschiedlich ausfallen. In Deutschland gibt es den Regelsteuersatz der Umsatzsteuer von 19 %, den ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % und in einigen Fällen auch die komplette Befreiung von der Umsatzsteuer.

Es ist wichtig, den korrekten Steuersatz auszuweisen, da andernfalls Kunden, die auch eine Steuer abführen müssen, nicht vom Vorsteuerabzug Gebrauch machen können.

Der ermäßigte Umsatzsteuersatz gilt für bestimmte Lebensmittel, für kulturelle Angebote wie Bücher, Zeitschriften oder Eintrittskarten ins Museum sowie für Hotelübernachtungen. Von der Umsatzsteuer befreit sind beispielsweise Vermittlungsleistungen und künstlerische Darbietungen. Auch Rechnungen an Unternehmen in einem nicht EU-Land werden ohne Umsatzsteuer gestellt.

Umsatzsteuer richtig abführen

Unternehmen müssen ihre Umsätze und die Vorsteuer – also die Umsatzsteuer, die sie für ihre Einkäufe bezahlt haben – im Rahmen ihrer Buchhaltung erfassen und entsprechende Aufzeichnungen führen. Zudem muss regelmäßig – meist monatlich oder quartalsweise – eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt eingereicht werden. Dabei werden Umsätze, Vorsteuer und die zu zahlende Umsatzsteuer angegeben. Die Umsatzsteuer wird dann durch Subtraktion der Vorsteuer von den Umsätzen berechnet. Die geschuldete Umsatzsteuer wird an das Finanzamt überwiesen. Die Zahlungen erfolgen in der Regel zusammen mit der Umsatzsteuervoranmeldung.

Am Ende des Jahres wird schließlich eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung beim Finanzamt eingereicht, in der alle Umsätze des Unternehmens und die Vorsteuer für das gesamte Jahr aufgeführt sind. Dabei wird die endgültige Umsatzsteuer berechnet und eventuelle Differenzen zur bereits gezahlten Umsatzsteuer ausgeglichen.

Sonderform: Ist-Besteuerung

Etwas anders sieht das Prozedere aus, wenn ein Unternehmen die sogenannte Ist-Besteuerung für sich in Anspruch nimmt. Denn in diesem Fall entsteht die Umsatzsteuer erst, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung bezahlt. Damit muss die Umsatzsteuer nicht vom Hersteller, Verkäufer oder Dienstleister vorfinanziert werden. Dadurch kann sich für Unternehmen ein Liquiditätsvorteil ergeben – vor allem, wenn zwischen der Rechnungsstellung und der Bezahlung durch den Leistungsempfänger größere Zeiträume liegen.

Die Ist-Besteuerung ist allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen und auf Antrag möglich. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 600.000 €, Unternehmen, die von der Buchführungspflicht befreit sind, sowie Freelancer können von der Ist-Besteuerung profitieren.